Política de tratamiento de datos personales
Versión: 1.1 del 12 de octubre de 2026
Esta política explica qué datos personales recoge Controlla Advisory S.A.S., para qué los usa, con quién los comparte y cómo puedes ejercer tus derechos sobre ellos. Aprobada por la representación legal de la sociedad y publicada en controlla.com.co.
1. Responsable del tratamiento
Controlla Advisory S.A.S. es la responsable del tratamiento de los datos personales que recoge a través de su sitio web controlla.com.co, de sus canales de contacto y en la prestación de sus servicios.
| Dato | Valor |
|---|---|
| Razón social | Controlla Advisory S.A.S. |
| NIT | 901.071.639-8 |
| Domicilio | Carrera 13 Bis # 108-21, Oficina 403, Bogotá D.C., Colombia |
| Correo para asuntos de datos personales | comercial@controlla.com.co |
| Teléfono | +57 320 827 8657 |
| Sitio web | https://controlla.com.co |
2. Marco normativo y alcance
Esta política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015) y de las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Aplica a todos los datos personales que Controlla trata como responsable: los de quienes visitan controlla.com.co y escriben por el formulario, por WhatsApp o por correo; los de clientes, prospectos y sus representantes; los de proveedores y los de colaboradores y candidatos.
No aplica a los datos personales que Controlla trata por cuenta de sus clientes al prestar servicios de BPO contable, automatización o revisoría fiscal. En esos casos Controlla actúa como encargada del tratamiento y se rige por el contrato con cada cliente y por la política de ese cliente.
La política está publicada en https://controlla.com.co/politica-de-datos y se entrega a quien la solicite por los canales de la sección 8.
3. Definiciones
| Término | Qué significa en esta política |
|---|---|
| Dato personal | Cualquier información que permita identificar a una persona natural, o hacerla identificable: nombre, cédula, correo, teléfono, cargo. |
| Titular | La persona natural a la que se refieren los datos. |
| Responsable | Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. Aquí, Controlla Advisory S.A.S. |
| Encargado | Quien trata datos por cuenta del responsable, por ejemplo el proveedor que aloja el sitio o el que envía los correos. |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. |
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento. |
| Base de datos | Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento. |
| Dato sensible | El que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede discriminar: salud, origen, creencias, datos biométricos, entre otros. Controlla no los solicita por el sitio. |
| Aviso de privacidad | Comunicación corta con la que se informa al titular de la existencia de esta política y de cómo consultarla. |
4. Principios
Controlla trata los datos personales conforme a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Legalidad. El tratamiento se sujeta a la ley y a esta política.
- Finalidad. Cada dato se recoge para una finalidad legítima, informada al titular, y no se usa para otra.
- Libertad. Solo se tratan datos con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo mandato legal.
- Veracidad. La información debe ser completa, exacta, actualizada y comprobable.
- Transparencia. El titular puede conocer en cualquier momento qué datos suyos tiene Controlla.
- Acceso y circulación restringida. Solo acceden a los datos las personas autorizadas; los datos no se publican en medios de acceso abierto.
- Seguridad. Los datos se protegen con medidas técnicas, humanas y administrativas que eviten su pérdida, consulta o uso no autorizado.
- Confidencialidad. Quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminar su relación con Controlla.
5. Datos que tratamos y para qué
Controlla recoge solo los datos necesarios para cada finalidad. El sitio no usa cookies de seguimiento. Usa Vercel Web Analytics, que cuenta visitas y páginas vistas de forma agregada, sin cookies y sin identificar a la persona.
| Titulares | Datos | Finalidades |
|---|---|---|
| Personas que escriben por el sitio, WhatsApp o correo | Nombre, empresa, cargo, NIT de la empresa (opcional), correo, teléfono, servicio de interés, sistema contable que usan, mensaje | Responder la solicitud, agendar el diagnóstico o la reunión, preparar y enviar una propuesta, conservar la prueba de la autorización |
| Visitantes del sitio | Datos técnicos que registra el proveedor de alojamiento: dirección IP, navegador, páginas visitadas, fecha y hora | Seguridad del sitio, prevención de abusos y diagnóstico de fallas |
| Clientes y prospectos (representantes legales y personas de contacto) | Identificación, cargo, correo, teléfono, firma; información de la empresa necesaria para el servicio | Celebrar y ejecutar el contrato, facturar y cobrar, prestar el servicio, atender requerimientos de autoridades, comunicar novedades normativas o del servicio |
| Proveedores y contratistas | Identificación, contacto, datos tributarios y bancarios, soportes de pago | Contratar, pagar, practicar retenciones, cumplir obligaciones contables y tributarias |
| Colaboradores y candidatos | Hoja de vida, identificación, contacto, formación, seguridad social, datos de nómina, datos de acceso al portal de colaboradores | Selección, vinculación, nómina y seguridad social, obligaciones laborales, operación del portal |
Controlla no solicita datos sensibles por el sitio. Si un dato sensible llega por otra vía, por ejemplo una incapacidad médica en nómina, se trata solo con autorización expresa del titular y para la finalidad legal que lo exige. Los servicios de Controlla no están dirigidos a menores de edad.
6. Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos, en especial los parciales, inexactos, incompletos o fraccionados.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
- Ser informado, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.
7. Autorización y aviso de privacidad
Controlla obtiene la autorización del titular antes del tratamiento, de forma previa, expresa e informada, por cualquiera de estos medios:
- Formulario del sitio. Casilla obligatoria, sin marcar por defecto, con este texto: "Autorizo a Controlla Advisory S.A.S. el tratamiento de mis datos personales para atender esta solicitud, según su política de tratamiento de datos personales", con enlace a esta política. El sitio conserva la fecha, la hora y la versión de la política aceptada como prueba.
- WhatsApp y correo. Al escribir por estos canales, el titular entrega sus datos de contacto para que Controlla le responda. En la primera respuesta se le informa de esta política y de dónde consultarla.
- Contratos, propuestas y documentos de vinculación. Cláusula de autorización firmada por el titular o por el representante de la empresa.
Aviso de privacidad. Donde no sea posible publicar la política completa, Controlla usa este aviso: "Controlla Advisory S.A.S., NIT 901.071.639-8, es responsable del tratamiento de tus datos personales, que usa para atender tu solicitud, prestar sus servicios y cumplir sus obligaciones legales. Puedes conocer, actualizar, rectificar o suprimir tus datos y revocar tu autorización escribiendo a comercial@controlla.com.co. La política completa está en controlla.com.co/politica-de-datos".
No se requiere autorización cuando la información la solicite una autoridad en ejercicio de sus funciones, cuando sea de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, o cuando se trate de datos de registros públicos como el RUES.
8. Consultas y reclamos
Canal. Correo a comercial@controlla.com.co con el asunto "Datos personales". El titular indica su nombre completo, número de identificación, los datos de contacto para la respuesta y lo que solicita. Si actúa un representante, adjunta el documento que lo acredita.
Consultas. Controlla responde en máximo diez (10) días hábiles desde que recibe la consulta. Si no puede responder en ese plazo, lo informa antes de que venza, con la razón y la fecha de respuesta, que no supera los cinco (5) días hábiles siguientes.
Reclamos. Cuando el titular considere que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que Controlla incumple la ley, presenta un reclamo con la descripción de los hechos y los documentos que lo soportan. Si el reclamo está incompleto, Controlla pide completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta del titular, se entiende desistido. Mientras se resuelve, el dato lleva la leyenda "reclamo en trámite". Controlla responde en máximo quince (15) días hábiles desde que recibe el reclamo completo; si no puede, lo informa antes de que venza, con la razón y la fecha de respuesta, que no supera los ocho (8) días hábiles siguientes.
Solo después de agotar la consulta o el reclamo ante Controlla, el titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Encargados y transferencia internacional
Controlla se apoya en proveedores que tratan datos por su cuenta y bajo sus instrucciones. Cada uno está obligado por contrato o por sus términos de servicio a proteger la información con medidas equivalentes a las de la Ley 1581 de 2012.
| Encargado | Qué hace con los datos | Dónde los aloja |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Aloja el sitio controlla.com.co, registra los datos técnicos de acceso y mide las visitas de forma agregada (Web Analytics) | Estados Unidos |
| Google LLC (Google Workspace) | Correo, calendario y archivos de trabajo de Controlla | Estados Unidos y otros países donde opera Google |
| Resend Inc. | Envía a Controlla el correo con cada mensaje del formulario del sitio | Estados Unidos |
| Meta Platforms Inc. (WhatsApp) | Mensajería con quienes escriben por ese canal | Estados Unidos y otros países donde opera Meta |
| Supabase Inc. | Base de datos y autenticación del portal de colaboradores | Estados Unidos |
Estos proveedores están en países que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017). Cuando el titular autoriza el tratamiento, autoriza también esta transferencia. Controlla no vende ni cede datos personales a terceros para fines comerciales.
10. Seguridad y conservación
Controlla protege los datos con medidas proporcionales a su naturaleza: cifrado en tránsito (HTTPS) en el sitio y en sus herramientas, acceso restringido a las personas que lo necesitan para su trabajo, autenticación con contraseña y verificación en dos pasos en las cuentas de trabajo, copias de respaldo de los proveedores y deber de confidencialidad de colaboradores y contratistas.
Los datos se conservan mientras dure la finalidad para la que se recogieron y el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y laborales. Los soportes contables se conservan diez (10) años, según el artículo 28 de la Ley 962 de 2005. Los datos de quien escribe por el sitio y no inicia una relación comercial se suprimen a los doce (12) meses de la última comunicación. Cumplido el plazo, los datos se eliminan o se anonimizan.
Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, Controlla lo reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección e informa a los titulares afectados cuando el riesgo lo amerite.
11. Vigencia y versión
Esta política rige desde su publicación en controlla.com.co, versión 1.1 del 12 de octubre de 2026 (la 1.0, del mismo día, no mencionaba la medición de visitas). Las bases de datos se mantienen vigentes mientras duren las finalidades descritas y las obligaciones legales de conservación.
Controlla puede modificar esta política. Cada versión lleva su número y su fecha; los cambios sustanciales se comunican a los titulares por los canales habituales antes de entrar en vigor. El sitio registra, con cada autorización, la versión que el titular aceptó.
Controlla no está obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, porque sus activos totales son inferiores a 100.000 UVT (Decreto 090 de 2018). Si esa condición cambia, hará el registro en el plazo legal.